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フルリモート審査で必要なもの→申請→事前テスト

熱間鍛造のシンエイコーポレーションのISO9001：2015更新審査フルリモート審査の流れと感想です。

【 目 次 】

1、フルリモート審査で必要なもの
2、フルリモート審査の申請
3、フルリモート審査の事前テスト
4、更新審査の準備
5、更新審査当日
6、まとめ

 

1、フルリモート審査で必要なもの

（シンエイのWebミーティングツールはzoomです）
・インターネットができる環境
・zoomができるカメラ付きのパソコン又はタブレット端末
・zoomができるスマートフォン（工場審査で使用）
・紙の記録をPDFファイルにするスキャナ

2、フルリモート審査の申請

審査日の45日前までに審査機関に申請が必要でした。

① 審査日程と審査員が決定後、審査員にフルリモート審査が可能かについて相談。
↓
② 審査機関が要求するフルリモート審査の条件が満たせた為、審査機関に申請書を提出。
↓
③ 審査機関から申請受理の連絡がきました。

3、フルリモート審査の事前テスト

更新審査前にzoomで審査員と各現場がつながるかの事前テストを行います。
審査員と社内の日程を調整し、更新審査の約3週間前に事前テストを行いました。

① 事前テスト一週間前：
各部門の対応者と使用する端末（パソコン、タブレット、スマートフォン）を決定し、社内の端末同士でzoomのテストを行いました。
↓
② 事前テスト3日前：
ISO事務局がzoomで各部門の事前テスト用ミーティングを設定し、審査員と各部門の担当者の端末へ招待メールを送りました。
↓
③ 事前テスト当日：
●事務所
審査員2名とzoomがつながるか少し緊張しましたが、開始時間前に無事につながることができました。
画像、音声問題なくスムーズに会話することができ安心していたら、審査員と「画面の共有」を使ってお互いに同じ資料を見るテストで資料がうまく表示されずに焦りました。
設定を見直して無事に「画面の共有」で資料をみることができました。
「画面の共有」の社内テストを行っていなかったので反省。

●工場
工場内は機械音が大きく、一台の端末で画像を映しながら審査員と会話するとお互いの声が聞き取りにくいということが分かりました。
そこで、一人の担当者がスマートフォンでzoomを起動し、工場中の画像を撮影。
審査員はzoomで工場内をリアルタイムで見ることができます。
そして別の担当者が別のスマートフォンから審査員の携帯電話に電話をかけて話します。
工場内を移動しながら審査員が詳しく見たい所があれば、電話対応者がその内容を画像担当者に伝え、画像担当者がその場所をスマートフォンで詳しく映します。
この方法で工場内の様子を伝えることができ、事前テストもクリアできました。

●結果
事前テスト中に画像や音声のトラブルはなく、事前テストを無事クリアすることができました。
これで実地審査をフルリモート審査で受審することが決定しました。

更新審査の準備→更新当日→まとめ

4、更新審査の準備

① zoomミーティングの設定
初回会議、最終会議、各部門の計12のミーティングを設定し、審査員と各部門の担当者の端末へ招待メールを送りました。
約30通もの招待メールを作成して送ったので時間のかかる作業でした。

②リモート審査で確認する紙に記録されているものをPDF化してパソコンに取込む
事前に審査員より審査で確認する記録の一覧表が送られてきます。
準備する記録は2種類有りました。

・審査員より更新審査の3日前までに必ず送らなければならない記録
・更新審査当日に確認する記録（サンプリング審査なので見られない記録も有り）

リモート審査ではISOの文書や記録はzoomの画面共有で審査員とお互いに見ながら審査を進めます。
パソコンで作成された記録であればそのままzoomの画面共有で見ることができますが、弊社では各工場の作業日報をはじめ紙に記録されているものが多いです。
その為、スキャナで紙の記録をPDF化してパソコンに取込まなければなりません。
この作業が今回のリモート審査で一番大変でした。

5、更新審査当日
① 初回会議、最終会議
審査員2名と経営者、各部門長がzoomで対面しました。画面と音声が途切れることなくスムーズに会話できましたが、人数が多いと話し出すタイミングが難しいです。

② 各部門
・リモートでの中断時間が審査工数の10％を超えた場合、審査時間の延長や別の日に再審査となる決まりがあります。
長時間のzoomは今回が初めてだったので、中断時間が多く再審査にならないか不安でしたが、各部門とも画面や音声が途切れることはなかったので中断時間はほとんどありませんでした。

・画面共有で記録を出す時に、用意しておく記録が多いのですぐ出せないものがありました。
すぐ記録を探して画面共有できるようPDFファイルの名前の付け方に改善が必要と感じました。

・PDF化していない記録を審査員から求められた場合は、パソコンのカメラに記録を映して確認してもらえました。

6、まとめ
① 良かった点
・新型コロナウイルス感染対策
・審査員の交通費及び宿泊費の削減

② 改善が必要な点
・zoomの設定や事前テストに時間がかかる。
・審査前の資料の準備に時間がかかる。

③ 感想
各部門長からは次もフルリモート審査で受審したいという声が多かったです。
ISO事務局としては今年初めてのことで準備が本当に大変でしたが、今年の経験をもとに次は効率よく準備できると思います。
今年はコロナ禍の特例フルリモート審査だったので、来年はどうなるか分かりませんが可能であれば、またフルリモート審査に挑戦してみたいです。

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